In diesem Blogartikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um Payroll-Services und wie diese das HR-Management Ihres Unternehmens in der Lohnbuchhaltung unterstützen können. Zudem gehen wir näher darauf ein, warum die Payroll in Deutschland so kompliziert aufgebaut ist und weshalb es daher gerade für deutsche Unternehmen wichtig ist, einen kompetenten Payroll-Services-Anbieter zu beauftragen.
Definition: Was versteht man unter dem Begriff Payroll?
In der deutschen Sprache verstehen wir unter dem englischen Begriff „Payroll” die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung. Jedoch handelt es sich per HR-Definition dabei um den gesamten Prozess der Verwaltung von finanziellen Entschädigungen für die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden eines Unternehmens.
Payroll umfasst demnach sämtliche Zahlungsprozesse, wie von
- Gehältern,
- Löhnen,
- Boni,
- Sozialleistungen sowie
- anderen Vergütungen.
Aber auch das Abführen von Steuern sowie Sozialabgaben, welche an Mitarbeitende geleistet oder für diese getätigt werden, fallen in den Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Besonders wichtig dabei ist, dass gesetzliche Vorschriften und Regelungen eingehalten werden. Dazu zählen je nach Unternehmensgröße und weiteren Faktoren etwa die geltenden Steuer- sowie Arbeitsgesetze und andere Vorschriften in Bezug auf Zuschläge, Zulagen sowie Sozialversicherungsbeiträge, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gelten.
Um demnach mögliche Strafen und Sanktionen zu vermeiden, sollten Sie dafür sorgen, dass alle Gehaltsabrechnungen korrekt verarbeitet und gemeldet werden.
In der Regel ist für Aufgaben wie die vorangegangenen das HR-Management eines Unternehmens zuständig. Doch immer mehr Firmen ist diese Aufgabe zu komplex. Den Überblick zu behalten, gestaltet sich schwierig, gerade wenn Angestellte, welche auf Basis verschiedener Arbeits- und Zeitmodellen für Unternehmen tätig werden, unter andere gesetzliche Regelungen und Vorschriften fallen.
Diese gelten etwa für freie Mitarbeitende sowie für Angestellte in Teilzeit oder auf Minijobbasis im Vergleich zu Vollzeitmitarbeitenden in Festanstellung.
Dementsprechend beauftragen sie zur internen Unterstützung ihres HR-Managements einen externen Payroll-Service-Anbieter. Solche Anbieter sind auf diese Aufgaben spezialisiert und kennen sich mit den jeweils geltenden rechtlichen Anforderungen bestens aus.
Definition: Was genau ist ein Payroll-Service?
Ein Payroll-Service-Anbieter ist ein Dienstleistungsunternehmen, das die Entgeltabrechnung für andere Unternehmen übernimmt – auch bekannt als Payroll as a Service. Hierbei werden sämtliche Prozesse rund um die Gehaltsabrechnung von erfahrenen Payroll-Spezialisten durchgeführt, wodurch Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.
An Payroll-Service-Anbieter lässt sich somit die gesamte Lohnabrechnung und alle damit verbundenen Aufgaben wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge outsourcen. Sie sorgen außerdem dafür, dass alle Abrechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und bieten meist umfassende Reporting-Möglichkeiten, damit auch Sie und verantwortliche Führungskräfte immer auf dem aktuellen Stand sind.
Was umfasst die Leistungen eines Payroll-Service-Anbieters?
Im Unternehmen ist das HR-Management für die rechtmäßige und korrekte Abrechnung der Angestellten verantwortlich. Dies beinhaltet jedoch mehr als nur die pünktliche Überweisung des Gehalts.
Hier kann der Payroll-Service-Anbieter unterstützende Hilfe leisten und die zeitaufwendigen Aufgaben der Entgeltabrechnung dem HR-Management abnehmen. Hierunter fallen die folgenden Punkte.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine zentrale Leistung von Payroll-Service-Anbietern. Die Experten berechnen hierbei die Gehälter, Abzüge sowie Steuern und stellen dem Unternehmen die entsprechenden Entgeltabrechnungen zur Verfügung. Zudem hat der Dienstleister dafür Sorge zu tragen, dass die Angestellten eine pünktliche und korrekte Auszahlung ihres Gehalts erhalten. Des Weiteren kann der zeitliche Aufwand durch automatisierte und digitalisierte Prozesse bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung deutlich reduziert werden.
Steuern und Abgaben
Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmert sich der Anbieter auch um die pünktliche Begleichung der anfallenden Steuern und Abgaben an die zuständigen Steuerbehörden. Dabei wird auch darauf geachtet, dass alle gesetzlichen Vorschriften und Fristen eingehalten werden.
So müssen sich Unternehmen bzw. Arbeitgebende nicht mit der komplexen Steuergesetzgebung des jeweiligen Standortes ihrer Angestellten auseinandersetzen und können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Payroll-Provider sind hier ideal, da sie Experten im jeweiligen Steuerrecht sind.
Sozialversicherung
Eine weitere wichtige Leistung von Payroll-Service-Anbietern ist die Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge. Der Payroll-Provider kümmert sich demnach um die fehlerfreie Berechnung und Abgabe der Beiträge an die zuständigen Kassen und sorgt so für eine reibungslose Abwicklung.
Urlaubs- und Krankheitsmanagement
Eine Vielzahl von Payroll-Providern unterstützen Unternehmen ebenso bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Genehmigungen und Abrechnungen. Dabei kann das Dienstleistungsunternehmen für Sie Urlaubs- und Krankheitstage erfassen und entsprechend in die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeitenden einberechnen.
Zusätzlich übernimmt ein Payroll-Service-Anbieter auch die Dokumentation von krankheitsbedingten Abwesenheiten, einschließlich der Beantragung von Urlaubstagen sowie die Verwaltung von Erstattungen.
Reportings und Analysen
Des Weiteren stellen Payroll-Dienstleister Ihrem Unternehmen in der Regel detaillierte Reports und Analysen zur Verfügung, wodurch Sie einen verbesserten Überblick über die Personalkosten, tatsächliche Arbeitszeit und andere Faktoren erhalten und somit frühzeitig auf richtungsweisende Trends reagieren können. Dadurch wird die Rentabilität und Produktivität Ihres Unternehmens gesteigert und der Einsatz von Ressourcen optimiert.
Compliance-Management
Auch die Überwachung der Compliance Ihres Unternehmens durch den Payroll-Service-Anbieter gehört zu seinen grundlegenden Aufgaben. Dieser überprüft, ob die gesetzlichen Anforderungen richtig verstanden und eingehalten wurden und kann, wenn es erforderlich ist, Anpassungen vornehmen.
An- und Abwesenheitsmanagement
Unterstützung bei der Erfassung von Arbeitszeiten ist durch einen Payroll-Service-Anbieter ebenfalls möglich. Somit kann der zeitliche Aufwand reduziert und dadurch Projekte effizienter abgewickelt werden. Mithilfe von Software können hier beispielsweise durch Time-Tracking-Tools die wirklich geleisteten Arbeitsstunden getrackt und entsprechend automatisch in die Abrechnung übertragen werden.
Mitarbeitendenportal
Einige Payroll-Service-Provider bieten ein Mitarbeitendenportal an, das den Angestellten einen schnellen und einfachen Zugriff auf ihre Lohnabrechnungen, Gehaltsnachweise, Urlaubs- und Krankheitstage sowie weitere Informationen ermöglicht. So können Mitarbeitende ihre Daten selbst verwalten und haben jederzeit einen Überblick über ihre Gehaltsabrechnungen.
Beratung und Support
Teil der Aufgaben eines externen Payroll-Anbieters ist oftmals auch ein umfassender Support. Durch diese Unterstützung sind Unternehmen immer gut betreut und es ist sichergestellt, dass alle Prozesse reibungslos und gemäß dem neuesten Stand der Gesetzeslage unter Einhaltung aller wichtigen Fristen ablaufen.
Warum lohnt sich Payroll-Outsourcing?
Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist für jedes Unternehmen eine wichtige und notwendige Aufgabe. Es kann jedoch auch eine zeitaufwändige und komplexe Herausforderung sein, die viele Ressourcen erfordert. Ein effektiver Weg, um hier Einsparungen vorzunehmen, besteht darin, die Payroll an einen externen Dienstleister auszulagern.
Nachfolgend einige Gründe, warum sich Outsourcing an einen zuverlässigen Payroll-Service-Anbieter bezahlt machen kann:
- Expertise und Erfahrung
Payroll-Provider verfügen in der Regel über ein Team von Experten, die über umfangreiche Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen. Sie sind auf dem neuesten Stand der Gesetze sowie Vorschriften und können schnell auf Änderungen reagieren.
- Zeit- und Ressourceneinsparungen
Durch die Auslagerung der Payroll-Abrechnung an einen Partner können Sie als Unternehmen davon ausgehen, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt und pünktlich bearbeitet und der zeitliche Aufwand sowie der Einsatz von Ressourcen langfristig reduziert werden.
- Effizienz und Reduktion von Fehlern
Ein Payroll-Service-Anbieter verfügt über die notwendigen Fachkenntnisse und besitzt die technischen Voraussetzungen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen effizient zu bearbeiten und so mögliche Fehler in der Entgeltabrechnung auszuschließen.
- Datensicherheit
Zur Sicherung von Daten und Informationen nutzen Payroll-Service-Anbieter fortschrittliche Systeme und Sicherheitsvorkehrungen, welche die Daten Ihres Unternehmens regelmäßig sichern und vor unbefugtem Zugriff Dritter schützen. Zudem sind Back-Up-Systeme und Notfallpläne vorhanden, sodass Daten bei einem Systemausfall nicht verloren gehen.
- Flexibilität
Die angebotenen Leistungen eines Payroll-Service-Anbieters können durch verschiedene Pakete und Optionen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden, wodurch eine hohe Flexibilität ermöglicht wird. Durch die Auslagerung der Payroll an einen professionellen Outsourcing-Anbieter können Sie sich demnach sicher sein, dass sie nur für die Leistungen bezahlen, die sie tatsächlich benötigen.
- Skalierbarkeit
Je nach Bedarf sind Payroll-Services skalierbar. Sollte also ein Unternehmen wachsen, kann es seine Payroll-Anforderungen erhöhen und der Payroll-Service-Partner kann die Leistungen erweitern oder problemlos zusätzliche Ressourcen bereitstellen, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden.
- Compliance
Payroll-Service-Anbieter verfügen über das notwendige Know-How und die Erfahrung, damit die Lohn- und Gehaltsabrechnungen den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Auch können sie bei der Einhaltung von Steuervorschriften und anderen Compliance-Regeln helfen, wodurch Ihr Unternehmen vor möglichen Strafen und rechtlichen Problemen geschützt wird.
- Einsparungen bei Technologie und Infrastruktur
Die Anbieter von Payroll-Services verfügen in der Regel über die neuesten Technologien und Infrastrukturen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen effektiv zu verwalten. Sie bzw. Ihr Unternehmen muss somit nicht erst in kostspielige Technik und den Ausbau von Infrastrukturen investieren, um Ihre Payroll-Abrechnung zu verwalten.
- Reduktion von Personal- und Schulungskosten
Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfordert geschultes Personal, das über umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen verfügen muss. Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen Payroll-Service-Partner können Sie demnach die Kosten für die Einstellung, Schulung und Entwicklung von internen Mitarbeitenden in diesen Posten reduzieren.
- Verfügbarkeit von Berichterstattung
Unternehmen haben die Möglichkeit, über Reportings alle wichtigen Informationen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu erhalten. Diese Berichte können Sie daraufhin zusätzlich bei unternehmerischen Entscheidungen berücksichtigen, um die Finanzstruktur Ihres Unternehmens zu optimieren.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
Indem Sie die Payroll outsourcen, schaffen Sie Ihren Mitarbeitenden im HR-Management mehr Kapazitäten, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, da sie sich nicht mehr mit der Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen befassen müssen. Dies kann zu einer höheren Mitarbeitendenzufriedenheit und -produktivität führen.
Wieso ist Payroll in Deutschland so kompliziert?
Die Entgeltabrechnung ist gerade in Deutschland aufgrund der hohen Anzahl an gesetzlichen Vorschriften und Regularien sehr vielschichtig. Hierbei müssen Unternehmen nicht nur die aktuelle deutsche Gesetzgebung beachten, sondern auch, dass alle relevanten Daten entsprechend erfasst und verarbeitet werden.
Aber es gibt auch noch weitere Gründe, warum Payroll sich in Deutschland schwieriger gestaltet:
Ständige Aktualisierungen der Vorschriften und Bestimmungen
Die deutsche Gesetzgebung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ständig in Bewegung, da es regelmäßige Änderungen bei gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen gibt. Einige Beispiele für diese sich ändernden Vorschriften sind unter anderem
- das Arbeitszeitgesetz,
- das Mindestlohngesetz,
- die Sozialversicherungsbeiträge sowie
- die Lohnsteuer.
Dies kann für Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst verwalten, eine große Herausforderung darstellen. Denn unter diesen Voraussetzungen gestaltet es sich schwierig, die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen und Fehler bei der Entgeltabrechnung zu vermeiden.
Es erfordert demnach ein hohes Maß an Zeit, Personal und Ressourcen, um immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung zu bleiben.
Unterschiedliche Tarifverträge
In Deutschland gibt es eine Vielzahl von Tarifverträgen, die von Branche zu Branche unterschiedlich sind. Diese Tarifverträge haben oft spezifische Vorschriften für Löhne, Gehälter, Überstunden und Urlaubstage. Besonders kompliziert gestaltet sich dies vor allem dann, wenn ein Unternehmen in mehreren Branchen tätig ist, in denen Tarifverträge gelten. Hier muss sich klar mit den Besonderheiten auseinandergesetzt und entsprechend gehandelt werden
Komplizierte Sozialversicherungsbeiträge
Auch Sozialversicherungsbeiträge sind ein wichtiger Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie sind jedoch oft kompliziert zu berechnen, da sie von vielen Faktoren abhängig sind, wie dem Gehalt, Alter und Familienstand sowie der Anzahl der Kinder. Als Unternehmen müssen Sie diese Beiträge also sehr genau berechnen, um sich vor möglichen Strafen zu schützen.
Verpflichtende Meldepflichten
Ebenso gibt es in Deutschland eine Vielzahl von Meldepflichten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese umfassen zum Beispiel die elektronische Übermittlung von Entgeltabrechnungen wie Lohnsteuer- und Sozialversicherungsdaten an die zuständigen Behörden. Auch die Erstellung von Jahresabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen ist obligatorisch.
Hohe Datenschutzanforderungen
Der Datenschutz ist in Deutschland streng reglementiert und es gibt eine Vielzahl von Regelungen, die es einzuhalten gilt. Unternehmen, die Payroll intern abwickeln, müssen deshalb sicherstellen, dass sie die personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeitenden sicher verwalten und schützen. Es erfordert zusätzliche Maßnahmen und Ressourcen, um die Einhaltung dieser Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.
Unterschiedliche Anforderungen in den Bundesländern
Auch die einzelnen Bundesländer haben unterschiedliche Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung und erschweren dadurch den Prozess. Unternehmen, die in mehreren Bundesländern tätig sind, müssen sich demnach mit verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen auseinandersetzen.
Komplexe Arbeitszeitmodelle
In einigen Branchen gibt es komplexe Arbeitszeitmodelle, die sich auf die Entgeltabrechnung auswirken können. Dazu gehören etwa Schichtarbeit, Überstundenregelungen und flexible Arbeitszeitmodelle. Diese Arbeitszeitmodelle erfordern oft eine präzise und detaillierte Verwaltung der Arbeitszeiten und können die Payroll-Abrechnung komplizierter machen.
Individuelle Steuern und Sozialabgaben
Auch die Steuern und Sozialabgaben hängen in Deutschland von einer Vielzahl von Faktoren ab. Um die Abgaben und Steuern demnach korrekt zu berechnen und zu verwalten, müssen HR-Teams und Payroll-Anbieter nicht nur über grundlegendes Wissen verfügen, sondern sich ebenso regelmäßig weiterbilden.
Payroll-Services: Zusammenfassung und Schlussfolgerungen
Die vielfältigen gesetzlichen Vorschriften, steuerlichen Bestimmungen und sich ändernden Compliance-Anforderungen erfordern umfassende Fachkenntnisse und kontinuierliche Aktualisierungen.
Die Auslagerung der Payroll an spezialisierte Dienstleister kann Ihnen daher zahlreiche Vorteile bieten, wie
- die Konzentration auf die Kernkompetenzen,
- die Kosteneinsparungen sowie
- die Compliance mit den gesetzlichen Vorschriften.
Durch die Zusammenfassung und Analyse von Daten, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Steuerangelegenheiten sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften können Payroll-Service-Provider somit effiziente und kosteneffektive Lösungen bieten.
Weiterhin können externe Payroll-Anbieter auch zur Verbesserung der Effizienz beitragen, indem sie zeitaufwändige, administrative Aufgaben übernehmen, wodurch interne Ressourcen für andere strategische Aktivitäten freigesetzt werden. Hinzu kommt, dass die Outsourcing-Option Ihrem Unternehmen ermöglicht, von der Expertise und dem Know-how der Payroll-Service-Provider zu profitieren, die oft über umfassende Erfahrungen und Fachwissen verfügen.
Die Zusammenarbeit mit einem Payroll-Service-Partner kann Ihrem Unternehmen demnach dabei helfen, den Überblick zu behalten und die Risiken von Fehlern und Sanktionen zu minimieren.
Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass die Auswahl des richtigen Payroll-Service-Providers sorgfältig erfolgt. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Anbieter auch den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Ein gründlicher Evaluierungsprozess sowie klare Vereinbarungen sind deshalb im Vorfeld entscheidend, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Als erfahrener Payroll-Partner unterstützen wir Ihr HR-Management gerne mit unserer Expertise und Erfahrung im Bereich Payroll-Services dabei, die Herausforderungen der Gehaltsabrechnung zu bewältigen, Compliance-Anforderungen einzuhalten sowie die Effizienz zu steigern und Kosten zu optimieren.