Workforce Planning, die strategische Personalplanung, ist das proaktive Gegenmittel dazu. Richtig angewandt, verwandelt sie die Personalabteilung in einen vorausschauenden Planer der Belegschaft. In diesem Artikel erklären wir, was Workforce Planning ausmacht, welche Modelle und Prozesse zum Erfolg führen und wie digitale Tools Sie dabei unterstützen, Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.
Was ist Workforce Planning und warum ist es wichtig?
Workforce Planning ist ein systematischer Prozess, der dazu dient, zu gewährleisten, dass ein Unternehmen zur richtigen Zeit über die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten an den richtigen Stellen verfügt. Gerade in Unternehmen und Branchen mit vielen Mitarbeitenden, verschiedenen Einsatzorten oder saisonalen Schwankungen ist das keine einfache Aufgabe.
Workforce Planning soll die Lücke zwischen dem heutigen Personalbestand und dem zukünftigen Bedarf identifizieren und proaktiv schließen. Die Dringlichkeit dieses Themas wird durch die immensen Kosten von Personalengpässen unterstrichen. Wie dringend dieses Thema ist, zeigen die immensen Kosten, die durch ungesteuerte Personalengpässe entstehen.
Der Krankenstand in Deutschland ist zwischen 2007 und 2022 kontinuierlich gestiegen. Allein durch krankheitsbedingte Fehlzeiten entstand der deutschen Wirtschaft laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) im Jahr 2023 ein Verlust an Bruttowertschöpfung von schwindelerregenden 221 Milliarden Euro.
Das verdeutlicht, dass fehlende Personalverfügbarkeit kein vernachlässigbares administratives Problem, sondern ein massives Geschäftsrisiko darstellt. Workforce Planning ist somit wesentlich für die wirtschaftliche Stabilität und Resilienz eines Unternehmens.
Modelle und Frameworks im Workforce Planning
Erfolgreiches Workforce Planning benötigt einerseits klar definierte Rollen, die zwischen Analyse, Strategie und operativer Umsetzung unterscheiden, und andererseits praxisnahe Frameworks, die konkrete Handlungsoptionen für den Aufbau, die Entwicklung und den Einsatz von Mitarbeitenden bieten.
Rollenmodelle im Workforce Planning
Ein bekanntes theoretisches Modell, das Orientierung für die Rollen im Workforce Planning bietet, ist ein Modell von Dave Ulrich. Es zeigt, wie HR von einer rein administrativen Funktion zu einem strategischen Partner der Unternehmensführung wird, und liefert damit den Rahmen für die Aufteilung zwischen Analyse, Strategie und Umsetzung.
Im Kontext des Workforce Planning bedeutet das eine klare Arbeitsteilung:
- Der Workforce Planner ist der Datenanalyst und operative Taktgeber. Er ist für die technische und analytische Seite des Prozesses verantwortlich. Diese Rolle beschafft und validiert die Daten, erstellt die Prognosen und Szenario-Analysen und führt die Gap-Analysen durch. Der Workforce Planner liefert die faktenbasierte Grundlage, auf deren Basis der HR Business Partner (HRBP) strategische Entscheidungen vorbereiten kann.
- Der HRBP agiert als strategischer Architekt. Seine Hauptaufgabe ist es, die Unternehmensziele zu verstehen und in eine zukunftsgerichtete Personalstrategie zu übersetzen. Er berät die Führungskräfte, interpretiert die Analyseergebnisse und leitet daraus Handlungsempfehlungen ab.
- Das operative HR-Management sorgt parallel für die reibungslose Umsetzung der täglichen Prozesse. Erst die Trennung und Spezialisierung der Rollen schaffen die nötigen Freiräume für echte strategische Arbeit.
Weitere Frameworks
Neben dem Rollenverständnis helfen operative Frameworks bei der konkreten Maßnahmenplanung.
„Buy, Build, Bridge“
Ein etabliertes Modell ist der „Buy, Build, Bridge“-Ansatz:
Das Nachfrage-Angebot-Modell (Supply-Demand Model)
Dieses grundlegende Modell analysiert den Personalbestand aus zwei Perspektiven. Zuerst wird der aktuelle und prognostizierte Personalbestand (Angebot) erfasst: Wer ist im Unternehmen und welche Kompetenzen sind vorhanden? Parallel dazu wird der zukünftige Personalbedarf (Nachfrage) auf Basis der Geschäftsstrategie ermittelt. Die Lücke zwischen beidem (Gap-Analyse) bildet die Grundlage für konkrete HR-Maßnahmen.
Das Reifegradmodell (Maturity Model)
Dieses Modell betrachtet Workforce Planning nicht als einmaliges Projekt, sondern als eine Fähigkeit, die sich schrittweise entwickelt. Unternehmen werden auf einer Skala eingestuft, die von rein reaktiver Personalbeschaffung (Stufe 1) über quantitative Bedarfsplanung (Stufe 2) bis hin zu einem vollständig integrierten, vorausschauenden Talentmanagement (höchste Stufe) reicht. Es hilft dabei, den eigenen Standpunkt zu bestimmen und die nächsten Entwicklungsschritte zu planen.
Typische Herausforderungen erkennen und vermeiden
- Mangelnde Datenqualität: Die beste Strategie scheitert an unsauberen oder isolierten Daten. Sorgen Sie für eine zentrale, verlässliche Datenquelle („Single Source of Truth“), bevor Sie mit der Analyse beginnen.
- Fehlende Anbindung an die Geschäftsstrategie: Workforce Planning darf kein reines HR-Projekt sein. Es muss direkt an die übergeordneten Unternehmensziele gekoppelt sein, um relevant zu bleiben.
- Einmaliges Projekt statt kontinuierlicher Prozess: Der Markt und Ihr Unternehmen verändern sich ständig. Ein erfolgreicher Workforce Plan muss daher regelmäßig überprüft und agil angepasst werden.
Einen erfolgreichen Workforce Plan erstellen in 4 Schritten
Ein bewährter Ansatz für die strategische Personalplanung gliedert sich in einen vierstufigen, zyklischen Prozess. Er soll eine Brücke zwischen der aktuellen Personalsituation und den zukünftigen Anforderungen schlagen.
Schritt 1: Analyse der aktuellen Belegschaft (IST-Analyse)
Am Anfang steht eine fundierte Bestandsaufnahme. Hier geht es darum, quantitative Daten (z. B. Altersstruktur, Fluktuations- und Fehlzeitenquoten) und qualitative Daten (z. B. vorhandene Kompetenzen und Potenziale) zu erheben. In dieser Phase ist der Workforce Planner dafür zuständig, die Daten aus verschiedenen Systemen zu sammeln, ihre Qualität zu sichern und erste Analysen zu erstellen. People-Analytics-Tools sind hier das Mittel der Wahl, um Muster zu erkennen, etwa eine hohe Fluktuation bei Schlüsselpositionen.
Schritt 2: Prognose des zukünftigen Bedarfs (SOLL-Analyse)
Basierend auf der Unternehmensstrategie wird der zukünftige Personalbedarf prognostiziert. Der Workforce Planner modelliert hier verschiedene Szenarien, zum Beispiel zum Einfluss von Automatisierung oder Marktwachstum auf den Personalbedarf. Der HR Business Partner nutzt diese Prognosen als Diskussionsgrundlage mit den Führungskräften, um Fragen zu beantworten wie: Welche Kompetenzen benötigen wir für die geplante Marktexpansion? Wie wirken sich Automatisierung und KI auf unsere Jobprofile aus?
Schritt 3: Identifikation der Lücken (Gap Analysis)
Dann folgt der diagnostische Kern des Prozesses. Die Ergebnisse der IST-Analyse werden mit der SOLL-Prognose verglichen, um Diskrepanzen, oder „Gaps“ zu identifizieren. Solche Lücken können quantitativer (fehlende Mitarbeitende) oder qualitativer (fehlende Kompetenzen) Natur sein.
Schritt 4: Entwicklung von Maßnahmen (Action Planning)
In der finalen Phase werden schließlich passende HR-Maßnahmen entwickelt, um die identifizierten Lücken zu schließen. Dazu gehören eine proaktive Recruiting-Strategie, gezielte Weiterbildungsprogramme (Upskilling & Reskilling) ebenso wie Maßnahmen zur Bindung von Leistungsträgern.
Workforce Planning Tools: Effizienzsteigerung durch Software
Ein strategischer Planungsprozess ist ohne eine leistungsstarke technologische Basis undenkbar. Manuelle Prozesse mit Excel-Tabellen sind zu langsam, fehleranfällig und liefern keine Echtzeit-Einblicke. Moderne, integrierte HR-Technologie ist der Motor, der eine proaktive Personalplanung erst ermöglicht.
Eine zentrale Plattform wie der Zalaris PeopleHub fungiert als zentrale Sammelstelle, die alle mitarbeiterbezogenen Daten konsolidiert und für strategische Analysen verfügbar macht. Für ein erfolgreiches Workforce Planning sind drei Kernfunktionen entscheidend, die alle von unseren Zalaris-Lösungen abgedeckt werden:
- Zeit- und Abwesenheitsmanagement: Präzise Daten über die tatsächliche Verfügbarkeit der Belegschaft sind das Fundament jeder Kapazitätsplanung.
- Nahtlose Payroll-Integration: Die Verknüpfung von Zeit- und Lohndaten ermöglicht eine präzise Kostenkontrolle und eine genaue Zuordnung von Personalkosten.
- People Analytics und Reporting: Diese Tools sind das primäre Handwerkszeug des Workforce Planners. Er nutzt sie, um Rohdaten in entscheidungsrelevante Erkenntnisse zu verwandeln. Mit intuitiven Dashboards visualisiert er kritische Kennzahlen wie Fluktuationsrisiken oder Fehlzeiten-Trends. Diese fundierten Analysen und Prognosen sind die Grundlage, die der HR Business Partner benötigt, um die Geschäftsführung strategisch zu beraten.
Vom Wissen zur Handlung: Der Workforce Plan in der Praxis
Die Theorie ist klar, doch wie gelingt die Umsetzung in der Praxis? Hier sind zwei Beispiele aus der Praxis sowie weitere Tipps, basierend auf den Erkenntnissen erfolgreicher Unternehmensstrategien.
NASA: Wissenstransfer bei einer alternden Belegschaft
Anfang der 2000er Jahre stand die NASA vor einer massiven Pensionierungswelle. Ein Großteil der Ingenieure und Wissenschaftler, die das Apollo-Programm und die Space-Shuttle-Ära geprägt hatten, erreichte das Rentenalter. Es drohte der Verlust von hochspezialisiertem, kritischem Wissen, das in keinem Lehrbuch stand. Gleichzeitig veränderten sich die strategischen Ziele der NASA hin zu neuen Missionen, die andere Fähigkeiten erforderten.
Die Lösung (Workforce Planning im Einsatz):
Die NASA führte eine tiefgehende Analyse ihrer Belegschaft durch, um zu identifizieren, welche Mitarbeitenden in welchen kritischen Wissensbereichen in den nächsten 1–5 Jahren in den Ruhestand gehen würden.
Sie verglichen die vorhandenen Kompetenzen mit den zukünftig benötigten Fähigkeiten für kommende Projekte (z. B. in den Bereichen Robotik und KI).
Basierend auf der Analyse wurde ein umfassendes Programm für Wissenstransfer gestartet. Erfahrene Experten wurden zu Mentoren für jüngere Mitarbeitende. Zudem wurden gezielte Recruiting-Kampagnen an Universitäten gestartet, um die identifizierten Skill-Lücken proaktiv zu schließen.
Das Ergebnis: Die NASA konnte den drohenden Verlust kritischen Wissens erfolgreich abwenden, den Übergang zu neuen Missionszielen sicherstellen und eine neue Generation von Fachkräften gezielt aufbauen.
Shell: Szenarioplanung für eine unsichere Zukunft
Der globale Energiemarkt ist extrem volatil und von politischen, technologischen und ökologischen Unsicherheiten geprägt. Shell musste sicherstellen, dass die Kompetenzen der Belegschaft auch in völlig unterschiedlichen Zukunftsszenarien (z. B. eine Welt mit hohem Ölpreis, eine Welt, die schnell auf erneuerbare Energien umsteigt) noch relevant sind.
Die Lösung (Workforce Planning im Einsatz):
- Szenario-Modellierung: Shell ist berühmt für seine Szenarioplanung. Das HR-Team entwickelte verschiedene plausible Zukunftsszenarien für den Energiemarkt.
- Bedarfsprognose (SOLL-Analyse): Für jedes Szenario wurde der zukünftige Bedarf an Fähigkeiten und Rollen definiert. In einem „grünen“ Szenario wären beispielsweise mehr Experten für erneuerbare Energien und Batterietechnologie nötig, in einem anderen mehr Geologen für fossile Brennstoffe.
- Entwicklung robuster Kompetenzen: Anstatt nur für ein Szenario zu planen, identifizierte Shell „robuste“ Kompetenzen, die in allen Szenarien wertvoll sind (z. B. Projektmanagement, Datenanalyse, Agilität). Darauf wurde der Fokus in der Personalentwicklung gelegt.
Das Ergebnis: Shell konnte seine Personalstrategie flexibel und resilient gestalten. Das Unternehmen war besser für Marktveränderungen gewappnet, weil es die möglichen Kompetenzbedarfe der Zukunft bereits durchdacht und entsprechende Entwicklungs- und Recruiting-Pfade angelegt hatte.
In volatilen Branchen hilft Workforce Planning also dabei, sich auf verschiedene Zukünfte vorzubereiten und die Resilienz des Unternehmens zu stärken.
Fazit: Workforce Planning als strategisches HR-Instrument
Erfolgreiches Workforce Planning ist die entscheidende Brücke zwischen Ihrer heutigen Personalsituation und Ihren morgigen Unternehmenszielen. Wie der Artikel zeigt, erfordert diese Brücke zwei starke Pfeiler: den strategischen Weitblick des HR Business Partners und das analytische Fundament des Workforce Planners.
Erst ihr Zusammenspiel verwandelt reaktive Verwaltung in proaktive Gestaltung und macht HR zum unverzichtbaren Werttreiber. Die Investition in Workforce Planning ist somit eine Investition in die Kernwettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens mit einem klar messbaren Return on Investment. Für Unternehmen, die diesen transformativen Weg einschlagen wollen, ist die Wahl des richtigen Partners entscheidend.
Zalaris unterstützt gezielt beide entscheidenden Rollen und bietet eine einzigartige Kombination aus:
- Strategischer Beratung: Wir helfen Ihnen, die Unternehmensziele in eine maßgeschneiderte Workforce–Planning-Strategie zu übersetzen und einen überzeugenden Business Case zu entwickeln.
- Integrierter Technologie für den Workforce Planner: Mit dem Zalaris PeopleHub und unserer Expertise in SAP-HR-Lösungen schaffen wir das digitale Fundament. Wir liefern die Datenbasis und die Analyse-Tools, die Ihr Planer für präzise Prognosen und Gap-Analysen benötigt.
- Flexiblen Services zur Entlastung beider Rollen: Von der reinen Software-Lösung bis zum vollständigen Outsourcing Ihrer HR-Prozesse schaffen wir die Freiräume, damit sich Ihr Team auf seine strategischen und analytischen Kernaufgaben konzentrieren kann.
Gestalten Sie die Zukunft Ihres Unternehmens aktiv. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Möglichkeiten zur Unterstützung Ihrer Personalplanung zu erfahren.